Hoe zorg ik er voor dat er minder INTERNE e-mails gestuurd wordt?

Dus van collega naar mij.
Ook van mij naar collega.
We willen het aantal e-mails terugdringen.

Maar hoe?

Wie heeft een oplossing?

Weet jij het antwoord?

/2500

Door eerst mondeling / telefonisch met elkaar te overleggen. En wanneer de collega het toch even wil lezen, het dan pas te e-mailen.

net als in het pre-mailtijdperk bellen of even opstaan en naar je collega lopen

Installeer een chatprogramma, voeg elkaar toe. Dit scheelt zeker 90% van je e-mailtjes. Echter krijg je nu wel iedere keer een schermpje met een vraag. Voordeel is dat jullie allebei snel verder kunnen en dan niet steeds op elkaars e-mail zitten te wachten. Vraag jezelf af, de informatie die je verstuurd via een e-mail moet je die wel echt via een email doen?

Jullie zitten tegenover elkaar! Gewoon even praten. Anders bellen. Je kunt ook vliegtuigjes vouwen en gooien.

Lees 2 maal per dag je e-mail. Bijvoorbeeld om 11 uur en om 4 uur. Je eerste gedachte is nu waarschijnlijk 'Dat kan helemaal niet!'. Maar het mooie is dat het in bijna alle beroepen wel kan. Dingen op e-mail zouden alleen dingen moeten zijn die een dag of langer kunnen wachten, die geen uitgebreide discussie nodig hebben en die de persoon niet zelf kan uitzoeken. Door niet direct/snel te antwoorden op mails leren mensen eerst zelf te zoeken naar een antwoord, en daarna een bewuste keuze te maken of ze bellen (het heeft haast) of mailen. Stuur daarnaast ook mails met een duidelijk topic en een duidelijke vraag/opmerking. Vaak wordt over een onderwerp doorgemaild terwijl een duidelijker begin mail dit had kunnen voorkomen.

Wij hebben dit opgelost door het gebruik van helpdesksoftware. Hierbij stel je elke interne vraag via de helpdesk. Het voordeel hiervan is dat iedereen altijd kan zien bij wie een vraag ligt. Je kunt analyses draaien over doorlooptijden van problemen. Bovendien kun je categorieën gebruiken, waardoor werkzaamheden veel inzichtelijker worden. We hebben daardoor ook niet meer dat er verschillende versies van bijlagen in omloop zijn. Het gebruik van dit systeem heeft nog meer voordelen die ik nog niet genoemd heb.

Een belangrijke regel bij zakelijk communiceren is je bij ieder mailtje dat je gaat opstellen afvragen: kan ik dit ook zonder e-mail afhandelen? Dat kan niet als je een document of link bijvoegt, en het kan niet als je weet dat je later moet kunnen aantonen dat je iets gecommuniceerd hebt. In alle andere gevallen: pak de telefoon of kom van je luie stoel en loop naar je collega toe. Als je mail stuurt opdat mensen niet kunnen meeluisteren, vraag dan je collega om even met jou apart te gaan zitten. Het belangrijkste middel om overmatig e-mailgebruik terug te dringen is een gedragsverandering. En dat is moeilijker dan het lijkt. Spreek daarom met je collega's af dat jullie elkaar erop wijzen als iets ook zonder e-mail afgehandeld had kunnen worden. En dat elkaar erop wijzen doe je natuurlijk mondeling! Dat hoeft trouwens niet eens altijd expliciet, door te zeggen 'dit had ook zonder e-mail gekund'. In plaats daarvan, als je een e-mail ontvangt met een bericht dat ook mondeling verteld had kunnen worden, stuur je antwoord niet ook via e-mail, omdat dat nou eenmaal het medium is dat al wordt gebruikt. Beantwoord dergelijke e-mails mondeling, dan is voor de e-mailer ook duidelijk dat zijn mailtje niet echt nodig was geweest.

Stel zelf een vraag

Ben je op zoek naar het antwoord op die ene vraag die je misschien al tijden achtervolgt?

/100