Hoe dient een kascontrole plaats te vinden?

Eigenlijk moet de vereniging beginnen met goede voorzorgsmaatregelen. Een kascontrole vindt altijd achteraf plaats en dan is eventueel onheil al gebeurd.

Als er iets met de kas fout gaat, komt dat vaak omdat men één persoon zowel de kassiersfunctie laat doen (het daadwerkelijk uitgeven en ontvangen van geld om het in 'het kistje' te stoppen) als de vastlegging. Dat is niet handig, dat zou van elkaar gescheiden moeten worden (functiescheiding).

Verder is het niet handig om veel via de kas te laten lopen. Zeer veel kan via de bank gebeuren met het grote voordeel dat de vastlegging van de transacties door een derde (namelijk de bank, met afschriften) plaatsvindt.

Verder moet de kasbeheerder (vaak de penningmeester) niet de bevoegdheid hebben zelfstandig uitgaven te doen. De procedure zou dan kunnen zijn dat (bijv.) de voorzitter akkoord geeft door een kasstuk dat een lid meebrengt en dat op naam van de vereniging staat (bijv. een bonnetje van een winkel) te dateren/paraferen. Alleen op basis daarvan betaalt de penningmeester het geld uit aan degene die het heeft voorgeschoten. Degene die het geld heeft gekregen, tekent weer op een uitgavebonnetje van de kassier en die niet dat bonnetje vast aan de bon van de winkel.

Voordeel: elke uitgave is door een collega-bestuurslid vooraf gezien. Taak van de kascontrolecomissie is dan: kijken of op elke bon een paraaf staat van de voorzitter en van degene die het geld ontvangen heeft. De controle bij uitgaven is dus: 'mocht dit bedrag uitgegeven worden'?

Soortgelijk iets bij ontvangsten, stel: de contributie. De secretaris levert de kwitanties aan de penningmeester en legt vast welk bedrag (theoretisch) ontvangen moet worden van de leden. Penningmeester geeft kwitantie af aan lid als het lid betaalt en alleen dat telt als bewijs van betaling. Kwitanties die de penningmeester over heeft geeft hij aan de secretaris terug. Totaalbedrag uitgegeven -/- totaalbedrag teruggegeven kwitanties moet gelijk zijn aan de ontvangsten. Kascontrolecommissie telt bedragen van de kwitanties op. Zelfde bedrag geregistreerd in kasboek? Controle is dus: is opbrengst volledig verantwoord.


Natuurlijk moet de kas ook geteld worden door de kascontrolecommissie. Het eindsaldo na de vorige kascontrole is bekend. De kasstukken zijn een gegeven
en na verwerking daarvan kan het nieuwe boekhoudkundige eindsaldo worden bepaald. Dit moet gelijk zijn aan het geld in de kist.