Hoe maak je een goede jaarplanning, inclusief reeele tijdsbesteding?

Om je werkzaamheden beter onder controle te krijgen, en minder ad-hoc heel veel of minder werkzaamheden te hebben, is een goede jaarplanning handig. Maar hoe zet je die op?

Toegevoegd na 4 uur:
Het gaat om werk voor iemand in een ad-hoc werk omgeving waar werk van 8 uur per dag naar 15 uur per dag kan springen van de ene op de andere week.

Weet jij het antwoord?

/2500

Het beste antwoord

Ten eerste: zorg dat je weet hoeveel tijd welke werkzaamheden kosten. Deel daarvoor je werkzaamheden in zoveel mogelijk kleinere onderdelen in, maak er deeltaken van. Ten tweede: bepaal de momenten dat iets af moet zijn. Ten derde: bepaal welke middelen je wanneer nodig hebt, wat daar voor levertijd voor geldt, etc. Dan ga je de werkzaamheden van achteren naar voren plannen, dus uitgaande van het moment van gereed komen van het werk ga je terugrekenen hoeveel tijd je voor elke deeltaak nodig hebt, en in de juiste volgorde plan je die dan in. Ik weet wel dat dit een projectplanning is, en geen jaarplanning... maar een jaar gaat automatisch voorbij ook zonder planning :-)

Eigenlijk kan dat alleen maar als je al voor het overgrote deel weet wat de werkzaamheden bij benadering inhouden en je ervaring hebt met het type werk. Dan is het een kwestie van het aantal klussen inventariseren met de daarvoor benodigde tijd, en er een marge van 5 tot 10 % (ook dat kan je ervaring je het beste leren, dus hou de eerste keer wat ruimer aan) bij optellen voor onvoorziene omstandigheden en uitloop. Kijk eerst welke dingen al vaststaan dat ze moeten gebeuren en plan die niet te dicht op elkaar. Maak dan een inschatting van wat daar nog bij komt of kan komen en plan dat er tussenin. Hou de extra ruimte zo leeg mogelijk voor ad-hoc en uitloopwerkzaamheden. Het maken van een jaarplanning voor een school of een -noem eens wat - verbouwing of verhuurbedrijf is natuurlijk makkelijker dan voor een branche die een minder structureel of seizoens-gebonden karakter heeft. Eigenlijk is de allerbeste manier om voor het eerst een jaarplanning te maken, te kijken wat er het jaar daarvoor allemaal is gebeurd en waar de knelpunten zaten. Heb je dat echter niet bijgehouden, dan ben je wel een beetje afhankelijk van een goed geheugen.

Stel zelf een vraag

Ben je op zoek naar het antwoord die ene vraag die je misschien al tijden achtervolgt?

/100