Hoe houd ik bij welke onderwerpen ik al gebruikt heb?

Ik zal eens naar Google Docs kijken. Excell hebben we nu ook idd maar het probleem is dat dit steeds lastiger wordt naar gelang de content meer wordt en niet iedereen even zorgvuldig is met invullen/wijzigen waardoor soms dingen spontaan 'verdwijnen'.

En noem eens wat tools. Ik kan altijd eens kijken of ik ze zo ver krijg...

Excel en soortgelijke spreadsheetprogramma's zijn niet voor dit soort zaken bedoeld. Wat je nodig hebt, is een databank. Daarin kun je alle soorten communiqué's bijhouden die gebruikt worden. Datum/tijd-stempel, persoon die het gebruikt heeft, je kunt een relatie leggen met de case waar het communiqué betrekking op had enz. Een spreadsheetprogramma is bedoeld om berekeningen uit te voeren en eventueel om informatie vorm te geven. Wil je informatie vastleggen, dan zul je moeten uitwijken naar Access - er van uit gaande dat je MS Office geheel hebt en niet alleen Excel.

Maarten1980, dat klopt helemaal. Maar gezien de situatie die wordt beschreven (weinig budget en etc.) kan je een spreadsheet ook wel als soort database gebruiken. Wil je het zo laagdrempelig mogelijk houden en in de cloud hebben dan is Google Docs een redelijke optie in casu (even er vanuit gaande dat het aantal gebruikers beperkt is en de informatie die opgeslagen moet worden relatief weinig is). Als het lijstje met onderwerpen 30 dingen zijn, waar enkel een datum en gebruikersnaam achter staat kan je je voorstellen dat het wellicht wat eenvoudiger is om dat in een spreadsheet te doen. Als je echter meer informatie kwijt wil is een database wellicht iets beter.

"weinig budget en etc" Als men beschikt over MS Office, dan acht ik het aannemelijk dat Access er al bij zit. Het ontwikkelen van een eenvoudige database kan kosteloos, indien er collega's zijn die met Access overweg kunnen. Een volledig vrij en gratis alternatief voor Access is Kexi, hoewel deze software alleen draait op Unix-achtige systemen wat het volgende begrijpelijke en terechte citaat niet tegemoet komt: "laagdrempelig (...) houden" Een databank hoeft echter niet moeilijk in gebruik te zijn, zolang hij maar fatsoenlijk ontworpen is. "in de cloud hebben" Het lijkt mij onwenselijk om informatie in de cloud te zetten. Hiermee verlies je de controle over wie er inzage heeft in je informatie. Houd informatie gewoon lekker op het eigen netwerk, zodat niemand van buiten er bij kan. "Als (...) onderwerpen 30 dingen zijn (...) wellicht wat eenvoudiger (...) in een spreadsheet" Dat is wel zo, maar aangezien vraagsteller zegt dat er diverse sheets in omloop zijn (aangenomen dat het meerdere gebruikers betreft die niet allemaal tegelijk dezelfde lijsten kunnen bijwerken) en dat het steeds lastiger wordt om informatie op te zoeken, denk ik dat het verstandig is om over een structurele oplossing na te denken.

"Als men beschikt...overweg kunnen" -> Dat hoeft niet zo te zijn, MS heeft diverse licenties in omloop. Sommige met Access, andere zonder. MS Office is een hele mooie reeks producten, maar zeker niet goedkoop. Het is m.i. nog altijd veel prettiger werken met MS Office dan met Open of Libre Office. Maar helaas heeft dat zijn prijs.... Daarnaast is Access niet meer zo gangbaar als pak em beet 15 jaar geleden. Deels ook omdat MS zelf naar Excel verwijst voor laagdrempelige toepassingen. "Een databank hoeft echter niet moeilijk in gebruik te zijn, zolang hij maar fatsoenlijk ontworpen is." -> Dat klopt, maar dan moet er in eerste instantie al iemand zijn die een goede database kan structeren. Dat is voor kleine organisatie al een opgave (om iemand te vinden) op zich. "Het lijkt mij onwenselijk ... niemand van buiten er bij kan" -> tja, gevoelige data zou ik zelf niet in direct in de cloud zetten, maar ik sluit het niet uit. In cloud opslaan is niet per definitie slecht of goed. Het heeft zijn voor- en nadelen. In casu lijkt het zelfs geen kwaad als de data online zou komen te staan. Hierdoor is het m.i. wel verantwoord. Zeker bij een proffessionele partij als Google kan je er vanuit gaan dat concurrenten en etc. geen toegang er toe zullen hebben. Uiteraard zou een kwade medewerker er wel bij kunnen, maar hoe groot is dat risico? "Dat is wel zo, maar aangezien vraagsteller zegt dat er diverse sheets in omloop zijn" -> hier had ik overeen gelezen. Hierdoor ben ik met je eens dat een database de beste oplossing is. Een cloud spreadsheet zoals aangeboden door Google Docs lijkt me een aardig alternatief aangezien je toch tracking hebt over alle gebruikers. Wie, wat, waar deed en zijn de revisie opties vrij goed. Als het opbouwen van een database (zou dan wel voor een SQL alternatief i.p.v. access gaan) een optie is dan lijkt me dat prima, anders is iets als Google Docs ook prima.