Wat moeten bedrijven veranderen in hun loonadministratie wanneer zij met bedrijfsfitness aan de slag willen?

Dank u voor uw snelle reactie. Aan deze gegevens voldoen we, werknemers zullen fitnessen aan een door ons aangewezen fitnesscentra. Kost het mij veel moeite om dit in de administratie door te voeren?

Als uw werkgevers gaan fitnessen in een fitnesscentrum beantwoordt u (voor de werkkostenregeling) niet aan de eis van fitness op de werkplek. De werkplek is een plaats waarvoor de werkgever arbo-verantwoordelijk is en dat is niet het geval bij een fitnesscentrum (tenzij u zelf een fitnesscentrum exploiteert uiteraard;-) De waarde van de fitness dient daarom als loon te worden beschouwd. U kunt kiezen (niet zo gebruikelijk maar het kan wel) om de factuurwaarde inclusief btw voor iedere werknemer afzonderlijk bij te tellen bij het loon voor loonheffing. (Op dezelfde plaats dus als bijv. de auto van de zaak wordt bijgeteld). Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag dan in mindering worden gebracht op die bijtelling zolang het saldo van de bijtelling en eigen bijdrage niet negatief is. Die eigen bijdrage wordt uiteraard ook ingehouden op het nettoloon, hetzelfde als gedaan wordt voor een eventuele eigen bijdrage voor de auto van de zaak. De andere optie is (gebruikelijker) om de factuurwaarde van deze nota op te nemen in de vrije ruimte. Dan is het uiteraard geen loon voor de werknemer. Dit hoeft niet op werknemersniveau te worden geregistreerd. Het totaalbedrag van de eventuele eigen bijdragen mag ook dan uiteraard in mindering worden gebracht (maar niet negatief worden). Bij overschrijding van alles wat in de vrije ruimte wordt geboekt (mag max. 1,2% zijn van het fiscale loon) moet 80% eindheffing (loonheffing) worden betaald over het het bedrag van de overschrijding.

Nog een aanvulling: als gekozen wordt om de factuurwaarde (inclusief btw dus) onder te brengen in de vrije ruimte dan hoeft de factuur niet eens zichtbaar te worden in de loonadministratie zelf. Het is ook mogelijk dat de nota 'gewoon' geboekt wordt door de financiële administratie en er een zodanige codering aan meegeeft dat gemakkelijk te zien is dat het bedrag onderdeel gaat uitmaken van de vrije ruimte.
Hoe dan ook: bijgehouden moet worden wat de maximale vrije ruimte is en hoeveel er van gebruikt is (en dus ook hoeveel er nog van over is)."Iemand" zal dus periodiek die berekening moeten maken en waarschijnlijk is dat de afdeling personeelszaken/HR (of de loonadministrateur). Dit goed afstemmen met de financiële administratie dus. Want de gevolgen werken uiteraard wel door naar de loonadministratie als de vrije ruimte wordt overschreden (eindheffing).

Het is me helemaal duidelijk! heel erg bedankt hiervoor! conclusie: moeilijk is het niet :)