Waarom moet ik opnieuw een kopie van mijn legitimatie inleveren?

Werkgevers hebben pas identificatieplicht sinds 2005. Het is goed mogelijk dat ze jouw kopie-identiteitsbewijs (dat ze vóór het bestaan van de bewaarplicht hebben gekregen) zijn kwijtgeraakt of dat de kopie niet aan de wettelijke eisen blijkt te voldoen. Dan hebben ze een nieuwe nodig.

Dat is, hoe het ook gebeurd is, wel slordig. Als je werkgever zijn administratie goed op orde heeft is één keer zo'n kopie vragen voldoende, en als er iets mis mee is volgens de huidige regels, had hij dat vijf jaar geleden al moeten ontdekken.

Een werkgever moet zijn administratie op orde houden dit ten behoeve van een eventuele controle.
daar hoort ook een recent paspoort bij
in 7 jaar kan er veel veranderd zijn aan je uiterlijk.
waardoor je oude legitimatiebewijs niet meer voldoet

Toegevoegd na 2 minuten:
identificatieplicht voor werkgevers
Voor een werkgever bestaat de identificatieplicht uit drie onderdelen:

Verificatieplicht
De werkgever beoordeelt het identiteitsbewijs (rijbewijs geldt niet als zodanig) van nieuwe medewerkers op echtheid en geldigheid. Ook controleert hij de identiteit. In de Wet arbeid vreemdelingen staan aanvullende regels voor werknemers met de niet-Nederlandse nationaliteit.
Bewaarplicht
De werkgever kopieert het identiteitsbewijs van alle werknemers die in dienst komen en bewaart deze in de administratie. Het bedrijf is verplicht om de kopie te bewaren tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin een werknemer uit dienst is gegaan in de administratie.
Zorgplicht
De werkgever zorgt ervoor dat alle werknemers altijd een geldig identiteitsbewijs (mag ook een rijbewijs zijn) kunnen tonen als zij aan het werk zijn. Het bedrijf hoeft niet in de gaten te houden wanneer het paspoort verloopt.

Omdat een legitimatiebewijs maar 5 jaar geldig is, en een bedrijf is verplicht een kopie van een GELDIG legitimatiebewijs te hebben. Als je jouw legitimatiebewijs 7 jaar geleden hebt laten zien, is deze dus al twee jaar verlopen.

Volgens mij heeft iedereen op 01-01-2005 een identificatiedocument bij zijn of haar werkgever in moeten leveren (of bij indiensttreding later), waarbij het originele document getoond moest worden. Deze administratie is voor de werkgever voldoende en hoeft niet jaarlijks bijgewerkt worden, Die verantwoording voor een geldig document ligt bij de werknemer. Er zijn echter werkgevers die denken dat ze het bij moeten houden, en dat hoef je dus niet te doen, ze hebben jou identiteit immers al vastgesteld. Maar vraag even waarom.

In bijgaande link is het voor de werkgever uitgelegd, onder het kopje bewaarplicht:

Je hoeft alleen bij de indiensttreding van een personeelslid een kopie te vragen. Je bent niet verplicht een nieuwe kopie in je administratie op te nemen als het identiteitsbewijs van de werknemer is verlopen.