Ik heb een opdracht op school waarbij ik een brief naar een ambtenaar moet schrijven, eentje over de aanpak van criminaliteit. Hoe?

Begin met in een paar zinnen schrijven wat het probleem is. Maak het zo concreet mogelijk, dus niet ´ik voel me onveilig´, maar ´s avonds zijn er hangjongeren die intimideren en in maart is er iemand beroofd´

Beschrijf dan wat jouw voorstel is wat er gedaan kan worden om de onveiligheid te verminderen. Stel bijvoorbeeld voor om betere verlichting te plaatsen, de wijkagent vaker bij het tunneltje te laten kijken, camera´s op te hangen. Doe een voorstel waarvan jij denkt dat het de veiligheid verbetert.

En als laatste vraag je of je bij eventuele veranderingen betrokken mag worden (dan laat je zien dat je het serieus meent) en bedank je voor de genomen moeite om jouw brief te lezen.

Besluit met iets van ´ik wacht met spanning uw reactie af´, in ieder geval iets waaruit blijkt dat je wel een reactie verwacht.

Succes.

Mijnheer , Ik en velen met mij , hebben de laatste tijd 'n onveilig gevoel in onze buurt . Dat haalt 'n stuk leefgenot weg , en het beperkt mij in m'n mogelijkheden om de deur uit te gaan . Als U de bestaande aanpak analyseert , tegen het licht houdt , zijn er dan mogelijkheden om ons , de betrokkenen , 'n veiliger gevoel te geven . Wat zouden we daar blij mee zijn . Bij voorbaat dank voor Uw aandacht . Met vriendelijke groet . . . . .

Die opdracht is verkeerd gesteld. Dergelijke brieven met klachten moet je sturen naar een Gemeentelijke Klachtencommissie of als die er niet is naar Het College van Burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad. Een ambtenaar is in dienst en heeft zelf geen beslissingsbevoegdheid maar geeft advies. Een ambtenaar kan dergelijke brieven gewoon op zijn bureau laten liggen als hij dat wil.

Wat eerder gezegd is klopt. Je moet je brief richten aan het college van Burgemeester en Wethouders. Je krijgt dan een reactie namens het college, maar die brief is gewoon geschreven door een ambtenaar.

Inhoudelijk maakt het niet eens zo veel uit hoe je dat doet. Maak concreet wat precies je probleem is. Probeer zo min mogelijk te veroordelen. Zeggen dat je iets belachelijk vind, vind ik persoonlijk niet zo sterk. Uit jouw omschrijving van de situatie zou al moeten blijken dat de situatie belachelijk is. Dus richt je daar op, met feiten onderbouwd, daar kan de ambtenaar dan op reageren.

Het is goed om na het uitleggen van het probleem af te sluiten met een aantal vragen, zoals:

Bent u bekend met de overlastsituatie?
Zo ja, wat heeft u hieraan gedaan?
Zo nee, wat bent u van plan te ondernemen tegen de overlast?

Dat soort concrete vragen.

Wat ook belangrijk is om in de afsluitende zin een termijn te noemen waarbinnen je ze vraagt om te reageren. Zoiets als: Ik hoop dat u mijn vragen kunt beantwoorden binnen een redelijke termijn, bijvoorbeeld 2 weken.

Ik ken voorbeelden van mensen die soms een brief van 4 of 5 pagina's opstuurden, maar geen vraag stelden of niet vroegen om een reactie. De gemeente stuurde vervolgens alleen een ontvangstbevestiging want er was feitelijk geen vraag gesteld. Let daar dus goed op!