Sommige collega's reageren nooit op hun email. Bestaat er een systeem waarbij je rechtstreeks naar iemands postvakje kan printen?

Sommige collega's reageren nooit op hun email, en ze verwachten (feitelijk 'eisen') dat je apart voor hun naar ze toeloopt (groot gebouw) of een bericht in hun postvakje legt. Da's wel gezellig en gezond, al dat lopen... Maar niet zo efficient werken.

Stel er zijn 100 postvakjes... Dan zou je 100 kleine laserprintertjes achter de postvakjes kunnen monteren, waarbij elke printer de naam van de betreffende persoon heeft.
Maar dat wordt natuurlijk gigantisch omvangrijk/duur/onderhoudsgevoelig. Ik kan me voorstellen dat er wel postvaksystemen bestaan waarbij één of meerdere printers al ingebouwd zitten - een soort printer met een heleboel uitvoerladen, zeg maar...
Bestaat zoiets?

Weet jij het antwoord?

/2500

mail hoort bij je werk tegenwoordig en als de collega niet op zijn mail reageert doet hij feitelijk niet zijn werk.

Dat zou een dure oplossing zijn, 100 laserprintertjes. E-mail hoort bij de standaardkantooruitrusting. Als jij een collega mailt en hij reageert hier niet op en je hebt geen zin om te lopen, dan zou je er een mailtje achteraan kunnen sturen, of de betreffende persoon kunnen bellen en hem vragen om een reactie. Uiteraard zou je de ontvangstbevestiging-optie van je e-mailprogramma kunnen aanzetten, maar ja, dan ben je nog steeds afhankelijk van het feit of de collega geneigd is ontvangstbevestigingen te versturen (en als je mij als collega treft, dan zul je nooit van zijn leven een ontvangstbevestiging krijgen, maar ik reageer dan weer wel op mailtjes die mijn kant opkomen).

Overweeg dit systeem: een goeiekope postmedewerker die fulltime e-mailtjes print en uitverdeeld naar vakjes. Da's waarschijnlijk kostenefficiënter dan 100 printers plus een onderhoudsmonteur.

Als collega's niet met de nieuwe manier van werken om kunnen gaan, dan moet hierin bijgeschoold worden. Ik heb hier op het bedrijf een paar sessies gehouden, over effectief gebruik van Outlook/Groupwise etc. met alle mogelijkheden die het pakket biedt. Gedeelde agenda's, takensysteem en communicatiepakket in een!

Probeer je niet te ergeren (dat kost veel energie) en maak van de nood een deugd. De boog kan nu eenmaal toch niet altijd gespannen staan en bouw enkele wandelingetjes per dag in bij wijze van ontspanningsoefening. Wie weet heb je tijdens zo'n wandelingetje wel een creatieve inval die je veel werk spaart.

Gebruik ontvangst en leesbevestigingen en geef zoiets aan als 'bij geen reactie ga ik ervan uit dat je akkoord gaat.'. Er is een cultuur verandering nodig als er 100 mensen binnen je directe omgeving zijn die hun mail niet lezen (weet je zeker dat ze het krijgen?)

Ik had vroeger ook een paar van die collega's. Mijn strategie was als volgt: Als ik een mailtje wilde sturen waarvan het in *mijn* belang was dat ze de inhoud zouden lezen, dan liep ik naar ze toe of gaf ze een afdruk van de tekst. Als ik een mailtje wilde sturen waarvan het in *hun* belang was dat ze de inhoud zouden lezen, dan stuurde ik gewoon een mailtje. Bij twijfel: mailtje sturen. Mail is net als papier in het postbakje: als iemand nooit in zijn postbakje kijkt, dan is dat *zijn* probleem. Voor de telefoon geldt hetzelfde: als iemand weigert de telefoon op te nemen, is dat *zijn* probleem. Niemand kan van mij eisen dat ik langs kom lopen omdat hij het vertikt de telefoon aan te nemen. Met email geldt hetzelfde principe.

Een technische oplossing bedenken voor onwil gaat nooit lukken. Zie verder eerder genoemde tips. Toegevoegd na 54 seconden: Wellicht heeft deze collega een eigen printer op het bureau? Dan kun je mits de ICT afdeling het wil regelen een rechtstreekse printer aanmaken ?

Zo'n soort systeem bestaat al jaren, maar is sinds de uitvinding van E-mail nog meer uit zwang geraakt, dan het al was.

Bronnen:
http://nl.wikipedia.org/wiki/Buizenpost

Misschien is er al zo iets bij jullie. Het inmiddels een beetje verouderde begrip 'FAX' bestaat nog steeds, en bij ons op kantoor heeft elke afdeling een (of meerdere) printer/scanner/fax staan. Je kunt vanaf je pc neem ik aan een fax sturen naar de afdelingsfax. Dan ga ik er wel van uit dat de betreffende afdeling zo is georganiseerd dat binnenkomende faxen worden uitgedeeld door collega's die toch bij de printer komen.

Stel zelf een vraag

Ben je op zoek naar het antwoord die ene vraag die je misschien al tijden achtervolgt?

/100