Hoe boek ik het tegoed van klanten?

Op mijn website kunnen klanten een abonnement nemen voor een maand of langer. Nu wil ik graag bij een langer abonement de opbrensten spreiden over de betreffende maanden, dus bij een abo van 3 maanden, obrengst in maand 1, 2 en 3.
De tegoeden boek je normaal gesproken op een rekening vooruit ontvangen bedragen en dit is nog een schuld aan de klant, want de dienst is nog niet geleverd.
Hoe doe ik dit nu administratief zo inregelen dat ik precies weet welke klant, welk bedrag/aantal maanden nog tegoed hebben?

Weet jij het antwoord?

/2500

Daar zijn wel erg veel mogelijkheden voor. Simpel: een notitieboekje. Je noteert voor elke (!) klant wat ze betaald hebben. Op het moment dat je levert trek je het benodigde bedrag er af. Is het saldo te laag, dan lever je niet, en/of je stuurt een verzoek tot betaling. Dit kun je ook vertalen naar een elektronische versie.

Op mijn website kunnen klanten een abonnement nemen voor een maand of langer. Nu wil ik graag bij een langer abonement de opbrensten spreiden over de betreffende maanden, dus bij een abo van 3 maanden, obrengst in maand 1, 2 en 3. De tegoeden boek je normaal gesproken op een rekening vooruit ontvangen bedragen en dit is nog een schuld aan de klant, want de dienst is nog niet geleverd. Hoe doe ik dit nu administratief zo inregelen dat ik precies weet welke klant, welk bedrag/aantal maanden nog tegoed hebben? Als je geen boekhoudpakket hebt en maar een beperkt aantal klanten zou je kunnen werken met Excel, waarbij je per klant een tabblad aanmaakt. Je geeft de tabs het nummer van de klant en zet dat nummer ook ergens bovenin de sheet, evenals de andere stamgegevens van die klant. De kolommen C en verder nummer je steeds van 1 t/m 12 (voor de maanden van het jaar). In kolom A zet je de datum van een ontvangen bedrag, in kolom B het ontvangen bedrag. Als klant Jansen op 01-01-2014 1200.- betaalt voor 01 t/m 03 van 2014 zet je in kolom A 01-01-2014, in kolom B 1200.- en in kolom C =B$3/3 (in het geval het bedrag in cel B3 was ingevuld. Let op het dollarteken). De formule trek je door naar de kolommen D en E. Voor iedere betaaldatum een nieuew rij. Als klant Jansen op 03-05-2014 2500.- betaalt voor 06 t/m 10 van 2014, dan zet je in cel H6 (de kolom voor juni): =B$4/5 en je trekt die formule door t/m kolom L (oktober). Bekijk je de bedragen nu per kolom, dus van boven naar beneden, dan zie je de omzet voor die klant per maand. Voor administratieve doelen is het handig om alle kolommen te totaliseren en te checken of de subtotalen geteld van links naar rechts in totaal hetzelfde zijn als die van boven naar beneden. Je kunt er nog een totalentabblad aan toevoegen dat verwijst naar alle individuele tabbladen en dat je naar verschillende gezichtspunten kunt ordenen. Wil je de "schuld" (de prestatie per klant die je nog moe leveren) aan het begin van een bepaalde maand weten, dan voeg je een hulpkolom in. Je telt het totaal van alle ontvangen vergoedingen bij elkaar en het totaal van alle al verdeelde bedragen tot een bepaalde maand. Die twee bedragen trek je van elkaar af. Het verschil is de schuld die je nog aan die klant hebt. Nadeel is dat de sheet steeds breder wordt. Maar tegen die tijd heb je wellicht een boekhoudpakket, met 'debiteurenkaarten' en ga je werken met facturen en omzetverdeelstaten.

Stel zelf een vraag

Ben je op zoek naar het antwoord die ene vraag die je misschien al tijden achtervolgt?

/100