Ben ik verplicht om kopiebonnen / facturen te verstrekken aan mijn klanten?

Ik heb een klant die nu voor de vierde keer zijn bon is kwijtgeraakt en aan me vraagt of ik een kopie wil uitdraaien. Het is weinig werk, maar ik word er een beetje moe van. Ik heb het deze keer dus ook geweigerd. Direct was ik natuurlijk een "serviceloze kutwinkel". Hij zei vervolgens ook direct dat hij rechterlijke stappen ging ondernemen hierover. Rare kerel.

Maar mijn vraag is: ben ik verplicht om eindeloos kopietjes uit te draaien voor mijn klanten?

Weet jij het antwoord?

/2500

zoals ik het nu lees, denk ik aan fraude van de man. Is er een mogelijkheid dat het product wat hij ooit gekocht is zo waardevol is, vaak gestolen word en daarvoor bonnen nodig heeft. om deze of terug te brengen, wit te wassen, te laten repareren

Ik ben niet juridisch geschoold maar ik denk niet dat je daartoe verplicht kunt worden. Op de jaaruitdraai van mijn werk (ik geef toe, niet echt een kassabon maar toch vergelijkbaar omdat het een papier is met belangrijke financiele info) staat heel duidelijk: bewaar deze uitdraai goed, hij wordt maar één keer verstrekt. Blijkbaar kunnen zij dat juridisch maken, dan zou het bij een gewone kassabon ook zo zijn denk ik (zet het er anders bij op de bon, dek je je gelijk in)

Je bent er niet toe verplicht, alleen de eerste factuur is verplicht. Het is natuurlijk wel klantvriendelijk om een kopiebon te verstrekken. Het zou jammer zijn om een klant te verliezen vanwege een kleine ergernis. Maar een klant die wel vier keer om 1 bon vraagt is wel vreemd bezig, wellicht zelfs verdacht. Op een kopiebon kun je trouwens wel vermelden dat het een kopie is, het zou kunnen dat dit zelfs verplicht is. Wellicht kun je dit gebruik voortaan aanhouden bij het verstrekken van een kopiebon, om fraude te voorkomen. Als deze klant dezelfde factuur meermalen gebruikt vanwege belastingaftrekking zou je als ondernemer zelfs problemen kunnen krijgen.

De eertse keer is het verplicht. De tweede keer doe je het meestal uit coulance naar de de klant toe. Vanaf de derde keer (door verlies van dezelfde bon) geef je aan niet aan zijn slordigheid danwel oplichterij mee te willen werken.

Zolang jij dezelfde bon uitdraait (en dus niet een nieuw factuurnummer of datum, dat zou echt fout zijn namelijk), kan deze klant er ook maar weinig mee frauderen. Dan kan hij beter gewoon zelf een kopie maken van de factuur die hij al gekregen had. Met een beetje kleurenkopieerder gaat dat al wel goed, maar geen boekhouder, accountant of belastingdienst die daar in trapt. Verplicht ben je het niet, alleen de 1e en die mag ook gewoon digitaal tegenwoordig. Al kan ik wel begrijpen dat een klant deze misschien toch liever hardcopy heeft. Ik zou hem echter gewoon van een kopie voorzien, ook voor de 5e keer.

In je Algemene Voorwaarden toevoegen dat je kostenloos aan een klant 3x kopiefactuur levert. Daarna breng je administratiekosten in rekening. Glashelder en duidelijk naar de (lastige) klant.

Of een Kopie factuur verplicht is weet ik niet zeker, maar volgens mij niet. Wat je kunt doen is inderdaad zoals mijn boven buurman al zei. In je algemene voorwaarden er administratie kosten voor vragen. Ikzelf stuur bijna al mijn facturen op via email (PDF bestand) Nu kan hij zo vaak als hij wil dit bestand uitprinten. Je kunt dit doen door je factuur uit te printen op een PDF printer. D.m.v. het 'gratis' programma bullzip kun je je printouts capetere naar een PDF bestand. Nu even mailen naar de klant en klaar. Je kunt eventueel een watermerk mee printen.

Stel zelf een vraag

Ben je op zoek naar het antwoord die ene vraag die je misschien al tijden achtervolgt?

/100