Hoe weet je welke werkzaamheden prioriteiten hebben?

Ik doe kantoorwerk en ik heb een gigantische lijst van alles wat er gedaan moet worden. Hoe pak ik de prioriteiten eruit?

Toegevoegd na 18 minuten:
Ik heb geen takenpakket. Ik ben er voor de hele administratie (eenmanszaak)

Weet jij het antwoord?

/2500

Het beste antwoord

Ik zeg GTD. Getting Things Done. Een goede methode om te bepalen wanneer je iets het beste kan doen. Korte uitleg: http://nl.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Bronnen:
http://www.bol.com/nl/p/nederlandse-boeken...

Je zou het kunnen vragen aan degen die je de op-drachten geeft. Ik hoop dat je niet meer in je proeftijd zit.

als het gaat om mensen die betaald moeten worden (Dus facturen afhandelen) of uren controleren. Dan moet dat eerst. Daarna moet je goed bij jezelf te rade gaan, wat kan wachten en wat niet. Leg al het werk wat bij elkaar hoort op stapeltjes en op volgorde van belangrijk. Werk die stapel daarna systematisch af. Als je een opdracht van een collega krijgt, vraag dan voor wanneer dat af moet zijn. Als dan een tijd gezet wordt die jij niet zal halen, kan je dat meteen doorgeven in plaats van dat je aan meer werk vast zit.

Pak je takenpakket / beroepsprofiel er eens bij. Misschien kun je daar nog eens vinden waar je precies voor bent ingehuurd. Wat zijn je kerntaken: controleren? orde aanbrengen? klantvriendelijkheid bevorderen? Zorgen dat rekeningen op tijd verstuurd worden? contacten met zakelijke relaties? Als dit je niet verder brengt en als je vaker moeite hebt met het stellen van prioriteiten c.q. het onderscheid maken in wat urgent of belangrijk is, lijkt me een gesprekje met je werkbegeleider zinvol. Dit is iets wat telkens terugkomt, dus een belangrijk leerpunt. Je begeleider kan met jou aan tafel gaan zitten en met je doornemen wat belangrijk is en vooral ook uitleggen waarom. Jij doet er goed aan heel goed na te gaan of je het ook echt begrijpt. Zo niet: opnieuw vragen en doorpraten. Eventueel een (tijdelijke) methodische begeleiding aanvragen. Iemand die je even vertelt hoe je de prioriteitenlijst moet indelen, helpt je nu even, maar niet echt verder. Het is zaak dat je zelf ( aanvankelijk met hulp) ontdekt wat prioriteit heeft en waarom. Daar kun je mee verder. Toegevoegd na 17 minuten: Als het jouw eigen toko is, wordt het anders. Dan zul je zelf moeten vaststellen wat belangrijk is. Soms helpt het dit te overdenken op een andere dan de werkplek. ( stapels werk schrikken vaak af, vooral als je niet weet waar je het beste kunt beginnen) -Rekeningen -zaken waar tijdsdruk op staat - dingen waar je tegenop ziet (kan veel ruimte geven als het klaar is..) Maak het visueel. Zorg ervoor dat je ziet wat je allemaal al gedaan hebt. Dat stimuleert.

Een volledig antwoord kan ik met deze info niet geven, wel een advies. Alles wat de belastingdienst betreft heeft een tijds limiet. Zorg dat je die haalt of , als dta onmogelijk is, VOORDAT ie verlopen is uitstel vraagt bij de belasting dienst. Er staan boetes op het niet op tijd zijn bij de belasting dienst. En als je vaker te laat bent worden de boetes ook nog eens hoger. Waar ook een boete op staat, en een hoge, is het te laat uitbetalen van personeel, maar zolang het echt een eenmans zaak is heb je daar niet mee van doen. Voorkom verder (grote) overschrijding van betaal termijnen van leveranciers en ga achter betaal achterstanden aan van degenen waar je geld van moet krijgen (redelijk snel aanmaningen sturen).

Wat belangrijk is voor jou en/of de klant én urgent (bijv. een deadline) dat doe je eerst. Als je al dergelijke werkzaamheden hebt gedaan, ga je naar de overige urgente klussen. Daarna doe je de werkzaamheden die minder belangrijk zijn, geen deadline hebben maar wel moeten worden gedaan. Het is handig om al je werkzaamheden in een prioriteitenlijst te zetten met een eventuele deadline datum erachter. Er spelen wellicht nog meer criteria mee voor jou en/of de klant en die gebruik je dan ook weer om je prioriteiten te stellen. Wat ook belangrijk is, is dat je je niet laat afleiden door dingetjes tussen door die gemakkelijk even nu gedaan kunnen worden. Dat leidt namelijk af van het afronden van je prioriteiten en zorgt ervoor dat je telkens opnieuw "erin" moet komen. Dat kost onnodig veel extra tijd. Maak af waar je mee bezig bent en begin aan de volgende taak

Bronnen:
www.ennovyco.nl

Stel zelf een vraag

Ben je op zoek naar het antwoord die ene vraag die je misschien al tijden achtervolgt?

/100