Stel, bij een vergadering is een secretaris aanwezig, maar een ander notuleert. Wie is nu (formeel) verantwoordelijk voor de notulen?

Weet jij het antwoord?

/2500

Dat is toch niet in algemeenheid te zeggen? Dat hangt er maar van af wat er afgesproken is. Als er ergens is vastgelegd dat de secretaris altijd de eindverantwoordelijkheid heeft, dan zal hij/zij dus die notulen moeten nakijken, controleren. Als dat niet zo is, dan is het logisch dat diegene die schrijft ook verantwoordelijk is.

De notulist schrijft alleen op wat er in de vergadering is besproken. En stelt vervolgens de concept notulen op. Die worden in de volgende vergadering doorgenomen, en dan kunnen er nog eventueel wijzigingen en aanvullingen worden toegevoegd. Dus iedereen is in principe verantwoordelijk ! De voorzitter en de secretaris zetten er dan uiteindelijk hun handtekening onder.

De secretaris is formeel verantwoordelijk voor de notulen, zoals die in concept worden aangeleverd in de volgende vergadering. Dan worden de notulen ter goedkeuring voorgelegd aan de leden. Met mogelijke wijzigingen worden ze dan goedgekeurd, ""met dank aan de secretaris"". De notuliste heeft een assistentie-functie.

De vergadering zelf. Deze dient de notulen normaal gesproken op de volgende vergadering goed of af te keuren. De eind verantwoordelijkg=heid ligt dus bij de leden zelf

Het bestuur is verantwoordelijkheid. Uiteraard kan het bestuur bepaalde taken uitbesteden, maar het blijft er dan verantwoordelijk voor dat het goed gebeurt.

De secretaris is en blijft de eindverantwoordelijke. Hij is immers diegene die daarvoor werd aangesteld (met of zonder mandaat) en z'n handtekening plaatst. Zelfs indien een secretaris niet aanwezig is (vb ziek) zal iemand aangesteld worden als plaatsvervangend secretaris en zal de eindverantwoordelijkheid nog altijd niet bij de notulist liggen.

Over het algemeen is de voorzitter van de vergadering verantwoordelijk. Of de secretaris, het is in ieder geval degene die de vergadering leidt die verantwoordelijk is. En tijdens de volgende vergadering worden de notulen (kort) doorgenomen, meestal als agendapunt 2. Ik heb heel wat notulen gemaakt, maar ik ben nimmer verantwoordelijk gesteld. Wel is de kwaliteit van mijn werk belangrijk voor de voortgang.

Stel zelf een vraag

Ben je op zoek naar het antwoord op die ene vraag die je misschien al tijden achtervolgt?

/100