Aan welke richtlijnen moet ik voldoen om mijn administratie te digitaliseren?

Ik wil graag voor mijn thuisadministratie garantiebewijzen, facturen, offertes, bonnen, etc. bewaren. Aan welke richtlijnen moeten deze voldoen (voor het inscannen) als ik ze bijv. na enkele jaren moet tonen om rechtsgeldig als bewijs te zijn?

Weet jij het antwoord?

/2500

Het beste antwoord

De beste richtlijn is denk ik dat het prima is om de administratie te digitaliseren, zolang de onderliggende stukken maar analoog beschikbaar blijven. Zoals Computoon hierboven terecht opmerkt is de intrinsieke bewijskracht van een ingescand document gewoonweg minder. Digitale documenten zijn gewoonweg eenvoudiger te manipuleren. Het ontbreken van de originele stukken zal in dat soort gevallen de overwegingen van een rechter beïnvloeden als beide partijen het tegenovergestelde beweren. Het beste is dus om de onderliggende stukken toch te bewaren. Het meest eenvoudig is om bij het digitaliseren de stukken een nummer te geven. Vervolgens bewaart u de documenten genummerd in een map. Het is hierbij misschien een tip om ook te bedenken wat u met de verjaring van stukken gaat doen. Sommige stukken moeten een leven lang bewaard blijven, andere kunnen na vijf of twee jaar weg. U kunt dit digitaal doen, of de papieren fysiek in verschillende mappen met een verschillende levensduur doen.

Een advocatenkantoor schreef over deze materie het volgende (gezien vanuit het bedrijfsleven): "Een ander aandachtspunt is de bewijskracht van elektronisch opgeslagen gegevens. Mocht u ooit in een juridisch geschil met een van uw relaties belanden, dan is het van belang dat u voor de rechter uw stellingen ook daadwerkelijk kunt bewijzen. Het is in dat kader relevant te weten dat de bewijskracht van een scan van een document niet zo groot is als de bewijskracht van het originele document. Aan elektronisch opgeslagen afspraken komt bovendien slechts onder bepaalde omstandigheden zogenaamde “dwingende bewijskracht” toe, dat wil zeggen dat de rechter de inhoud van die afspraken voor waar moet aannemen. Zonder “dwingende bewijskracht” is de waardering van het bewijs geheel aan de rechter. U zou zogezegd “het kind met het badwater weggooien” wanneer u zonder aandacht voor deze vragen rond bewijskracht aan een digitaliseringsproject zou beginnen." Toegevoegd na 10 minuten: Nog een aanvulling: De Belastingdienst stelt (maar ik neem aan dat dit voorschrift aan bedrijven is gericht, die hebben immers een bewaarplicht gedurende een aantal jaren): "Facturen bewaart u in de vorm waarin u ze hebt ontvangen. Een digitale factuur print u dus niet uit, maar slaat u elektronisch op." Van een aantal internetwinkels ontvang je PDF's in plaats van papieren nota's. Die zou je dus ook in digitale vorm moeten bewaren.

Bronnen:
http://dirkzwagerieit.nl/rechtsgebieden/di...

Er bestaan hiervoor geen richtlijnen. De rechter zal in eer en geweten bepalen of hij ingescande documenten kan aanvaarden als gelijkwaardig aan het origineel of niet. Het enige wat kan is dat je een inscan- en opslagprocedure vastlegt die zodanig is dat er niet mee kan gefoefeld worden. Deze werkwijze kan je dan laten controleren en bevestigen door een deurwaarder. Maar zoiets is zeer moeilijk.

Stel zelf een vraag

Ben je op zoek naar het antwoord die ene vraag die je misschien al tijden achtervolgt?

/100