Mag je de vormgeving van een factuur aanpassen?

Als ondernemer, factureer ik naar klanten toe. Op dit moment is er een nieuwe vormgeving ontwikkeld, en zou ik deze graag doorvoeren op oude, reeds verwerkte facturen. Mag dit?

Mag ik daarbij tevens de opbouw van het doorlopende factuurnummer op oude facturen aanpassen? Waar ik eerst factuurnummers hanteerde met een tussenliggend streepje (voorbeeld: 201301-01), heb ik dat recentelijk aangepast naar een aaneengesloten getal (voorbeeld: 20131223). Mag ik ook deze kleine wijziging doorvoeren op oude facturen?

Dit, om de vormgeving van mijn administratie recht te trekken.

Weet jij het antwoord?

/2500

Het beste antwoord

Nee, je mag niet de nummering aanpassen voor de al aangemaakte facturen. Van die facturen heb je namelijk (als je het goed gedaan hebt) ook een kopie in je administratie. Als de Belastingdienst een controle zou doen bij degene aan wie je een factuur hebt gestuurd, moet die factuur in jouw administratie vindbaar zijn, onder datzelfde nummer. Met de woorden van de belastingdienst: "Als u goederen of diensten levert aan andere ondernemers, brengt u hun meestal btw in rekening. Deze btw betaalt u vervolgens weer aan ons. Van de facturen die u verstuurt, administreert u onderstaande gegevens. En u bewaart van elke factuur die u verstuurt, een kopie in uw administratie. Welke gegevens administreert u? Van de facturen die u verstuurt, administreert u de volgende gegevens: ◾de datum van de factuur ◾het nummer van de factuur (enz. enz. enz.)" Je mag wel beginnen met een nieuwe factuurnummerreeks -al is het ongebruikelijk om daarmee midden in een jaar te beginnen- en deze reeks moet doorlopend genummerd zijn voor de verkoopfacturen die verplicht moeten worden uitgereikt. Gebruikelijk is één reeks per boekjaar (en dat is meestal gelijk aan het kalenderjaar). Artikel 35a Wet op de Omzetbelasting (1968): "1. Op de factuur zijn de volgende vermeldingen verplicht: a. de datum van uitreiking van de factuur; b. een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd; (enz. enz. enz.)"

Ja, in principe mag dit voor nieuwe facturen. Dat is geen enkel probleem. Wat belangrijk is voor oude facturen, is dat je ervoor zorgt dat je een duidelijke link hebt tussen het oude nummer en het nieuwe nummer. Zodat bij vragen waarin wordt gerefereerd naar oude nummers, je het nieuwe nummer op een transparante en simpele manier kunt herleiden. Je communiceert in principe niet met klanten dat hun oude factuurnummer is gewijzigd, dus het gaat hier enkel om een interne aanpassing.

Stel zelf een vraag

Ben je op zoek naar het antwoord op die ene vraag die je misschien al tijden achtervolgt?

/100