Zijn er 'officiële' regels om goed te notuleren?

Of er regels zijn waaraan notulen moeten voldoen, hangt af van de organisatie waarvoor je de notulen opstelt en de vergadering die je notuleert. Als je voor de eerste keer een vergadering moet notuleren kijk je meestal naar de vorm en stijl van het verslag van de vorige vergadering. Je probeert een verslag te maken dat op dezelfde manier is opgebouwd.

De notulen van een bestuursvergadering zullen doorgaans veel informeler zijn dan die van een vergadering van de gemeenteraad of de Tweede Kamer. Bij die laatste wordt letterlijk genotuleerd wat er wordt gezegd. Deelnemers aan zo'n bijeenkomst staan vermeld als 'de heer' of 'mevrouw', terwijl ze bij de voetbalclub meestal met hun voornamen worden aangeduid.

Bijna elk verslag begint met de kop "Verslag (of: Notulen) van de vergadering van xxx (b.v. het bestuur van xxx), gehouden op xxx (datum) en evt. plaats. Aanwezigen: xxx (voorzitter), xxx (b.v. secretaris), xxx etc. Afwezig: xxx (mk = met kennisgeving)".

De inhoud van het verslag is meestal genummerd in dezelfde volgorde als de agenda.
Een actielijst staat óf in de kantlijn óf op een aanhangsel.

Als je voor het eerst een vergadering notuleert is het handig een recorder mee te nemen, zodat je de gesprekken bij het uitwerken van het verslag nog eens kunt terugluisteren. Ook is het verstandig om de voorzitter of secretaris vóór het begin van de vergadering even te vragen om een lijstje van alle deelnemers, op de volgorde waarin ze aan de vergadertafel zitten.