Hoe communiceer ik snel en handig met een grote groep tijdens een evenement?

Tijdens evenementen (feesten, congressen, etc.) wil de organisatie altijd kunnen communiceren met de groep. Vroeger was dat gewoon een megafoon, tegenwoordig gebeurt dat steeds meer met Twitter. Niet iedereen heeft tegenwoordig Twitter en bovendien zijn die berichten altijd openbaar (tenzij je DM's gaat sturen natuurlijk). Is er geen beter alternatief?

Ik wil bijvoorbeeld deelnemers (gepersonaliseerde) herinneren aan iets: 'Beste Henk/Piet/Klaas, Je bent ingedeeld in Workshop A, om 14.00 begint deze in zaal 1' en dus ook indelen in groepen. Ook moeten ze de organisatie vragen kunnen stellen.

Een aantal opties die ik al bedacht heb:
- Van tevoren informeren d.m.v. flyers/programmaboekjes, etc. Is erg duur, boekjes worden niet altijd aandachtig gelezen en is weinig flexibel. Je moet het ruim van tevoren laten afdrukken, terwijl je soms bezoekers/deelnemers wilt informeren over iets dat niet voorzien was.
- Van tevoren alle informatie per e-mail verzenden. Is handig, maar e-mail is niet snel genoeg om het tijdens het evenement te doen.
- SMSjes versturen. Is erg duur, maar biedt eigenlijk wel de oplossing.
- Een mobiele app (laten) bouwen. Is eenmalig een investering, maar daarna goedkoop. Maar zijn push messages snel/betrouwbaar genoeg? Whatsapp is bijvoorbeeld minder betrouwbaar dan SMS, maar is dat erg?

Wat is de meest handige manier om te communiceren met deelnemers van een evenement?

Weet jij het antwoord?

/2500

Ligt eraan ben je de organisator en je hebt een aantal afdelinghoofden kun je denken aan portofoons. Maar dat is een redelijk dure grap en ziet er heel formeel uit. Voordeel is wel dat je elk afdelingshoofd op een ander kanaal kan plaatsen dus dat je dan je meteen tot die persoon kan richten. Het is in het begin een dure grap maar daarna goedkopen omdat je er redelijk lang mee kan doen. SMS kan onbetrouwbaar worden door het telefoonverkeer in de omgeving en het bereik dat de ander heeft. Ook kan dit een dure grap worden als je veel smsjes moet versturen en als de ander zijn telefoon niet hoor dan kan het zijn dat hij SMS berichten misloopt. Een eigen app laten bouwen zou kunnen maar ook dat kan duur worden. Licht eraan wat je erin wil laten zetten. Nadeel is dat zoals je al zei Push-berichten niet super betrouwbaar zijn. Email moet je ook niet aan gaan beginnen als communicatie tijdens het evenement. Is handig van te voren maar tijdens het evenement loop je het risico dat het te lang duurt voor die het Mailtje leest. Flyers is niet betrouwbaar omdat als er info op het laatste moment veranderd je dan niks kan wijzigen. Dus niet slim om dit te gebruiken. De meest betrouwbare manier is toch nog de portofoon, maar hou er ook rekening mee met wat voor evenement het is. Een groot feest is handig met portofoons. Een workshop minder omdat dat er niet uitziet als dan iemand met een portofoon een workshop gaat geven.

Niet iedereen heeft internet op z'n mobiel, dan word het al gauw sms. Ga je er vanuit dat met wel internet heeft dan heeft meet bijna altijd ook email, dan zou ik gaan voor de email oplossing, deze is in mijn ervaring net zo snel als sms. Een app is ook leuk maar dan moet die geschikt zijn voor meerdere smartphones en men moet het ook nog eens (willen) installeren.

Je vergist je als je denkt dat een mobiele applicatie een eenmalige investering is. Denk maar eens aan veranderende besturingssystemen van mobiele apparaten, zoals met computers ook gebeurd. Reken er maar gerust op dat je app binnen 3 jaar of eerder verouderd is en dat je dan opnieuw kosten moet maken. Maar waarschijnlijk wil je zelf graag die kant uit. Desondanks wat ideeën om een en ander betrouwbaar en niet te duur op te lossen. 1. Als je een centrale ruimte hebt waar iedereen verzamelt dan zou je een lichtkrant kunnen overwegen. Dat wordt nog steeds bij grote evenementen gebruikt. En zelfs op Schiphol werkt het uitstekend. Onverwachte zaken kun je er ook prima op kwijt. Als iedereen omhoog staat te kijken zullen er maar weinig mensen niet in de gaten hebben dat de lichtkrant iets te vertellen heeft. Alleen voor blinde en slechtziende bezoekers kan het een minder goede oplossing zijn. - - - 2. Voor de meer persoonlijke berichten zou ik e-mail gebruiken en inderdaad van te voren versturen. Zet daarin ook het telefoonnummer dat je onder 3. beschikbaar gaat stellen. - - - 3. Voor het stellen van vragen zou je de telefoon kunnen laten gebruiken (de meesten hebben toch hun mobiel mee) en een informatiebalie. Niet het meest moderne, maar werkt allemaal wel en kost je niet "drie keer de wereld".

Eigenlijk som je alle mogelijkheden zelf al op. Toch vind ik dat je je erg laat leiden door de nieuwe media. Niet iedereen heeft voortdurend zijn mobieltje in stand-by; dat is trouwens tijdens congressen ook niet wenselijk. Ik zou er eerder voor pleiten om dat ding uit te zetten. En tijdens evenementen is de kans groot dat je een mobieltje helemaal niet kunt horen door alle omgevingsgeluiden. Als bezoeker of deelnemer zou ik het ook helemaal niet prettig vinden als ik constant alert moest zijn op eventuele berichtjes. Deelnemers aan congressen of evenementen hoor je tijdens zo'n gebeurtenis niet lastig te vallen met "organisatorische beslommeringen": die horen vooraf zodanig geregeld zijn dat alles vlekkeloos verloopt. Tussentijds contact met de deelnemers zou uitsluitend moeten plaatsvinden bij noodgevallen, zoals een ontruiming. Het kan ook heel simpel: informatie op de locatie zelf, bijvoorbeeld op digitale informatieborden waarop je (al dan niet actuele) berichten kunt zetten. Maar je komt ook een heel eind met een optimale bewegwijzering via kleuren of nummers die bij de entree worden uitgereikt. Je kunt die terug laten komen op naambadges of flyers die je uitreikt en op de interne bewegwijzering. En zorg ervoor dat er op een centrale, goed zichtbare plek een informatiestand is, waar bezoekers terecht kunnen met vragen. Ik weet dat dit haaks staat op alle moderne communicatietechnieken, maar ik ben ervan overtuigd dat de "ouderwetse" vormen van communicatie zich in de loop der jaren hebben bewezen en in elk geval garant staan voor een meer ontspannen verloop van een congres of evenement.

Ik zou inderdaad portofoons gebruiken bij een groot evenement maar die dingen hoeven niet duur te zijn. Een andere optie is overal op verschillende schermen de naam van diegene + de workshop. Een soort informatie bord met de tekst erop van wie waar zit.

Kennispartner van GoeieVraag

Stel zelf een vraag

Ben je op zoek naar het antwoord op die ene vraag die je misschien al tijden achtervolgt?

/100